Co sprawia, że uczestnik zapamiętuje wydarzenie? Czy decyduje o tym scenografia, technologia, program, a może coś zupełnie innego?
To wokół tych pytań koncentrowała się kolejna edycja CKF Connect – konferencji skierowanej do osób zajmujących się organizacją wydarzeń, projektowaniem przestrzeni eventowych i budowaniem doświadczeń uczestników.
Już po raz kolejny miałam przyjemność tworzyć podczas tego wydarzenia notatki wizualne. Bardzo dziękuję organizatorom za ponowne zaproszenie i zaufanie.
Tym razem powstały cztery plansze, które wspólnie tworzą podsumowanie konferencji i pokazują najważniejsze wątki poruszane przez prelegentów.
Scenografia zaczyna się od historii
Pierwszy panel pokazał, że scenografia nie zaczyna się od wyboru dekoracji czy oświetlenia. Punktem wyjścia jest historia, którą organizator chce opowiedzieć uczestnikom. Dopiero później pojawiają się przestrzeń, multimedia i rozwiązania techniczne, które tę historię wspierają.
W panelu udział wzięli: Monika Marczyk-Muszyńska (Studio2), Paula Magiera (Creative Brand Stories), Joanna Stasiowska (Color Event) i Kinga Taćkiewicz (Fundacja GAP).
Technika nie jest dodatkiem
Drugi panel poświęcony był współpracy scenografii z zespołem technicznym. To na etapie projektowania zapada wiele decyzji, które później wpływają na przebieg całego wydarzenia. Im wcześniej wszystkie zespoły zaczynają współpracować, tym łatwiej stworzyć spójną i dobrze działającą realizację.
W panelu udział wzięli: Rafał „Rufus” Mudant (Brill AV Media), Piotr Giemborek (Fabryka Dekoracji) i Dariusz Kowalczyk (Modern Light Service).
Stoisko targowe ma własne zadanie
Kolejna rozmowa dotyczyła scenografii sprzedaży i projektowania stoisk targowych. Choć wykorzystują podobne narzędzia jak wydarzenia konferencyjne, ich cel jest inny – mają zatrzymać odwiedzających, zachęcić do rozmowy i budować pierwsze wrażenie.
W panelu udział wzięli: Dominik Górka (LiveAge), Monika Gregorczyk (Artexpo) i Mateusz Kania (Targi w Krakowie).
AI wkracza także do branży eventowej
Ostatni panel poświęcony był wykorzystaniu sztucznej inteligencji w projektowaniu wydarzeń. AI coraz częściej wspiera tworzenie koncepcji i przyspiesza pracę projektantów, ale nadal pozostaje narzędziem, a nie zastępstwem dla doświadczenia i kreatywności.
W panelu udział wzięli: Krzysztof Paradowski i Adam Nyk.
Dlaczego warto przygotować podsumowanie konferencji?
Po zakończeniu wydarzenia uczestnicy wracają do codziennych obowiązków. Nawet najbardziej inspirujące wystąpienia z czasem zacierają się w pamięci, a do kilkudziesięciostronicowych prezentacji czy nagrań wideo nie zawsze łatwo wrócić.
Dlatego podsumowanie konferencji warto zaplanować jeszcze na etapie organizacji wydarzenia, a nie dopiero po jego zakończeniu.
Notatki wizualne pozwalają zebrać najważniejsze idee, zależności i wnioski w jednej, czytelnej formie. Dla uczestników stają się szybkim przypomnieniem najważniejszych treści, a dla organizatora materiałem, który można wykorzystać w komunikacji po wydarzeniu – w mediach społecznościowych, na stronie internetowej, w newsletterze czy podczas promocji kolejnych edycji.
Cztery plansze, jedna historia
Choć każdy panel CKF Connect dotyczył innego zagadnienia, wszystkie prowadziły do podobnego wniosku. Dobrze zaprojektowane wydarzenie to efekt wielu świadomych decyzji – od pierwszego pomysłu, przez scenografię i technologię, aż po doświadczenie uczestnika.
Jeśli planujesz konferencję lub wydarzenie branżowe i szukasz sposobu na przygotowanie podsumowania konferencji, które będzie żyło także po jej zakończeniu, zapraszam do kontaktu. Chętnie pokażę, jak notatki wizualne mogą wesprzeć komunikację przed, w trakcie i po wydarzeniu.
