Jak przedstawić temat migracji w sposób, który nie upraszcza rzeczywistości, a jednocześnie pozwala uczestnikom i odbiorcom zrozumieć najważniejsze wnioski?
Z takim wyzwaniem mierzyli się organizatorzy Forum o Migracji w Lublinie – organizacje HomoFaber, Polskie Forum Migracyjne, Fundacja Batorego, Konsorcjum Migracyjne. Program wydarzenia obejmował panele eksperckie, dyskusje prowadzone stacjonarnie, online i w formule hybrydowej oraz warsztaty, podczas których uczestnicy wspólnie wypracowywali rozwiązania. Każda część wnosiła inną perspektywę, a organizatorom zależało na tym, aby wiedza wypracowana podczas forum nie zniknęła wraz z końcem wydarzenia.
Wzbogacenie konferencji przy pomocy komunikacji wizualnej
Rolą komunikacji wizualnej było zebranie tej wiedzy w formie, która będzie czytelna zarówno podczas wydarzenia, jak i po jego zakończeniu.
Pierwszym zaproponowanym elementem było notatki graficzne. Podczas forum powstawały więc cyfrowe notatki wizualne tworzone na żywo z paneli dyskusyjnych – niezależnie od tego, czy odbywały się na scenie, w formule hybrydowej czy całkowicie online. Proces tworzenia notatek był nagrywany i w przerwach kawowych lub luchowych filmy te pokazywane były na dużym ekranie i wzbogacały rozmowy w kuluarach.
Drugim elementem projektu było opracowanie jednej wspólnej planszy podsumowującej rezultaty pracy warsztatowej. Zamiast wielu oddzielnych notatek powstała wizualna mapa pokazująca najważniejsze kierunki, zależności i wspólnie wypracowane pomysły.
Całość została uzupełniona krótkimi animowanymi rolkami przygotowanymi na potrzeby mediów społecznościowych. Dzięki nim organizatorzy mogli dotrzeć do osób, które nie uczestniczyły w wydarzeniu, oraz przypomnieć uczestnikom najważniejsze wnioski w atrakcyjnej formie.
Format realizacji
Podsumowujący, powyższy projekt obejmował:
- cyfrowe notatki wizualne tworzone na żywo podczas paneli eksperckich,
- wizualizację debat prowadzonych stacjonarnie, hybrydowo i online,
- jedną zbiorczą planszę podsumowującą pracę warsztatową,
- przygotowanie krótkich rolek do komunikacji w mediach społecznościowych.
Efekt
Organizatorzy otrzymali znacznie więcej niż dokumentację konferencji.
Powstał zestaw materiałów, który pozwala komunikować rezultaty projektu długo po zakończeniu wydarzenia. Notatki wizualne pomagają szybko zrozumieć główne idee poszczególnych paneli, plansza warsztatowa pokazuje efekty wspólnej pracy uczestników, a krótkie filmy zwiększają zasięg wydarzenia w mediach społecznościowych.
To przykład tego, że komunikacja wizualna nie kończy się na rysowaniu podczas konferencji. Dobrze zaplanowany projekt może wspierać organizatora na każdym etapie – od angażowania uczestników w trakcie wydarzenia, przez podsumowanie złożonych treści, aż po późniejszą promocję i upowszechnianie rezultatów.
Kiedy warto wykorzystać notatki wizualne?
Notatki wizualne sprawdzają się szczególnie wtedy, gdy wydarzenie:
- porusza złożone i wielowątkowe zagadnienia,
- łączy różne formaty, takie jak prelekcje, panele i warsztaty,
- angażuje wielu ekspertów i interesariuszy,
- ma pozostawić po sobie trwały materiał do komunikacji i dalszych działań.
Forum o Migracji w Lublinie pokazuje, że jedna spójna strategia komunikacji wizualnej może połączyć wiedzę z różnych źródeł i zamienić ją w materiały, które są zrozumiałe, atrakcyjne i użyteczne jeszcze długo po zakończeniu konferencji.
